We hebben een afspraak: Calendly


Het media-atelier besteedt veel aandacht aan het didactisch gebruik van technologie omdat het cursisten kan helpen om hun leerdoelen op een eenvoudige en eigentijdse manier te bereiken. Maar technologie kan ook het leven van de leerkracht aangenamer maken door praktische beslommeringen uit handen te nemen. Calendly is daar een mooi voorbeeld van.

Een maagdelijke kalender...

Een maagdelijke kalender…

Via Calendly is het voor andere mensen heel makkelijk om een afspraak met je vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan Skype of portfolio gesprekken met cursisten, een schema voor mondelinge proeven, supervisie of oudercontacten (secundair). Met deze dienst bewaar je makkelijk het overzicht en automatiseer je het hele proces bijna volledig.

De grote troef van Calendly in vergelijking met soortgelijke toepassingen is eenvoud. Het opzetten duurt 5 minuten. Je logt in met je Google account en kiest een persoonlijke URL voor je agenda. Dan kies je in welke tijdzone je je bevindt. Voeg een welkomstboodschap toe en upload eventueel een afbeelding.

Dan ga je de soorten afspraken configureren. Standaard staan er afspraken van 15 min, 30 min of een uur, maar je kan probleemloos ‘Event types‘ bijmaken. Per ‘Event’ kan je kiezen van hoe laat tot hoe laat je beschikbaar bent, hoeveel mensen maximum mogen inschrijven en je kan buffers tussen afspraken voorzien indien nodig.

Calendly Event Types

Als je wil, kan je Calendly synchroniseren met je Google kalender. Dat betekent dat de uren waarop er afspraken in je Google kalender staan, uitgeblokt zijn in Calendly en omgekeerd. Bezoekers kunnen niet zien wat je dan aan het doen bent, ze zien alleen dat je dan niet beschikbaar bent. Die synchronisatie is geen verplichting, maar wel handig als je een Google kalender gebruikt.

Als je agenda klaar is, kan je hem delen. Zet de URL op je LMS/site/blog of stuur een e-mail naar de mensen waarmee je wil afspreken. Als Outlook geconfigureerd is op je pc dan wordt er automatisch al een bericht gegenereerd (in het Engels) met die URL. Je kan overigens ook de URL van een ‘Event‘ gebruiken, dan krijgt de ontvanger meteen de juiste soort afspraak voorgeschoteld.

De persoon die de link ontvangt, kan dan een dag en een uur kiezen uit de opties die jij hebt klaargezet. Hij geeft zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer op. Je kan extra velden configureren bij ‘Event type’ indien nodig. Die afspraak verschijnt automatisch in je postvak en in je kalender.

Toch al 1 afspraak :-)

Toch al 1 afspraak 🙂

De persoon zelf kan overigens die afspraak met 1 klik toevoegen aan zijn Gmail, Outlook of iCal kalender. Calendly zal ook meteen een bevestigingsmail sturen naar je ‘date’ en 24 uur voor de afspraak volgt er een automatische reminder. Jullie kunnen allebei de afspraak nog annuleren en ook dan verloopt alles automatisch.

Ben je nieuwsgierig of is het je niet helemaal duidelijk hoe het werkt? Klik dan op mijn kalender en maak een afspraak. Als je niet wil kiezen tussen de verschillende ‘Event types‘ dan nodig ik je uit voor een afspraak media-atelier. Ik ga ze wel niet allemaal kunnen honoreren…

Kom je tot de conclusie dat je meer functionaliteiten nodig hebt, overweeg dan YouCanBook.Me. Deze krachtige, maar iets complexere toepassing verbind je rechtstreeks met je Google kalender. Als je absoluut niet wil inloggen met een Google account, neem dan een kijkje bij Slottr, een dienst om een online ‘inteken pagina’ te ontwerpen. Slottr werkt vrij eenvoudig maar is omslachtig omdat je de ‘time slots‘ nog moet creëren.

Jeroen Hendrickx

Advertenties
Dit bericht werd geplaatst in Communicatie, Organisatie en getagged met . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s